Sürekli İşçi Özlük Dosyası Becayiş Sonrası Kuruma Gönderilir mi?

Kamu kurumlarında sürekli işçi statüsünde çalışan personelin görev yerinin değişmesi, yani becayiş işlemi sonrası özlük dosyasının yeni kuruma gönderilip gönderilmeyeceği sıkça merak edilen konular arasında yer almaktadır. Bu makalede, özlük dosyasının nasıl ve ne şekilde devredileceği, hangi durumlarda gönderilmeyeceği, dosyanın kimler tarafından görülebileceği ve içeriği gibi önemli hususları, 2025 yılı güncel mevzuat ve uygulamalar ışığında ele alıyoruz.

Becayiş Sonrası Özlük Dosyasının Gönderilme Zorunluluğu

Sürekli işçi statüsündeki personelin kurumlar arası becayişinde, özlük dosyasının tamamının yeni kurumuna gönderilmesi zorunludur. Özlük dosyası, işçinin çalışma hayatına ilişkin tüm belgeleri içerir; atama evrakları, sicil ve disiplin kayıtları, izin belgeleri, sağlık raporları ve benzeri dokümanlar dosyanın bir parçasıdır.

Bu uygulama, personelin yeni kurumunda iş ve özlük işlemlerinin doğru ve eksiksiz devam etmesi için kritik öneme sahiptir.

Dosyanın Aslı mı, Yoksa Sureti mi Gönderilir?

Uygulamada, özlük dosyasının aslı yerine tam bir sureti (fotokopi veya dijital kopyası) yeni kuruma gönderilir. Bu yöntem, belgelerin korunması ve kaybolma riskinin azaltılması amacıyla tercih edilmektedir. Ancak bazı kurumlar, önemli veya kritik belgelerin aslını talep edebilir.

Genel olarak, mevzuat asıl belgelerin tümünün gönderilmesini zorunlu kılmaz; dosya içeriğinin tam ve eksiksiz bir kopyasının gönderilmesi yeterlidir.

Dava ve Soruşturma Süreci Olan Personelin Özlük Dosyası

Personelin devam eden bir dava veya disiplin soruşturması varsa, bu durum özlük dosyasının gönderilmesine engel teşkil etmez.

Ancak dava veya soruşturmayla ilgili belgeler ve süreç bilgileri, ilgili birimlerce takip edilir ve gerektiğinde diğer kurumlarla paylaşılır. Özlük dosyasının yeni kuruma tam olarak gönderilmesi, hukuki süreçlerin takibi ve işçinin haklarının korunması açısından önemlidir.

Hangi Durumlarda Özlük Dosyası Gönderilmez?

Özlük dosyasının gönderilmemesi gereken özel durumlar şunlardır:

Personelin iş ilişkisinin sona ermesi: İşçi kurumdan ayrılmışsa, özlük dosyası kurumda arşivlenir ve başka kuruma gönderilmez.
Gizlilik ve güvenlik gerekçeleri: Bazı özel belgeler (sağlık raporları, özel disiplin kayıtları vb.) koruma altında olabilir ve gönderimi sınırlandırılabilir.
Hukuki engeller: Nadiren, mahkeme kararıyla dosyanın belirli kısımlarının gönderilmesi engellenebilir.

Hangi Durumlarda Özlük Dosyası Verilir?

Becayiş (Görev Değişikliği): Personel kurumlar arasında görev değiştirirken dosya yeni kuruma iletilir.
Nakil veya Atama: Personelin başka bir kuruma atanması halinde dosya transfer edilir.
Kurumsal Talep: Kurumlar arası resmi yazışmalar ve denetimler için istenebilir.
İşçinin Talebi: İşçi kendi özlük dosyasının bir suretini talep edebilir, ancak asıl dosya kurumda kalır.

Hangi Durumlarda Özlük Dosyası İstenir?

Yeni kurum işe başlamadan önce personelin geçmiş kayıtlarını görmek için.
Disiplin, denetim veya soruşturma süreçlerinde ilgili belgeleri incelemek için.
Personelin hak ve yükümlülüklerinin takibi amacıyla insan kaynakları birimleri.
Yönetim veya yasal zorunluluk gereği kurumlar arası koordinasyon için.

Personel Özlük Dosyasını Kimler Görebilir?

İşçi kendisi, kişisel verilerine erişim hakkı kapsamında.
İnsan Kaynakları ve Personel Birimleri, özlük işlemlerini yürütmekle yükümlü personel.
Yetkili amirler ve yöneticiler, işçinin görev ve performans takibini yapmak için.
Yasal makamlar ve denetim birimleri, mevzuat kapsamında denetim yapmak üzere.
İşçi temsilcileri veya sendika yetkilileri, kanunlar ve kurum politikaları çerçevesinde.

Kişisel verilerin korunması (KVKK) kapsamında, dosya içeriği ve erişim yetkileri titizlikle korunur.

İşçinin Özlük Dosyasında Neler Bulunur?

Kimlik ve kişisel bilgiler (nüfus cüzdanı, adres, iletişim bilgileri).
Atama ve göreve başlama belgeleri.
Hizmet ve çalışma süresi kayıtları.
Sicil ve performans değerlendirme raporları.
Disiplin cezası ve soruşturma evrakları.
İzin, rapor ve sağlık belgeleri.
Maaş, ödeme ve tediye kayıtları.
Eğitim ve kurs sertifikaları.

Mevzuat Dayanağı

4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili yönetmelikler, kamu işçilerinin hak ve yükümlülüklerine yönelik temel düzenlemeleri içerir.
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında, özlük dosyası içindeki kişisel bilgilerin gizliliği ve güvenliği sağlanmalıdır.
Kamu kurumlarının insan kaynakları yönetmelikleri ve bakanlık genelgeleri, becayiş işlemleri ve özlük dosyası devri ile ilgili uygulamaları belirlemektedir.

Sürekli işçi statüsünde çalışan personelin becayiş işlemi sonrası özlük dosyasının yeni kuruma gönderilmesi, personel haklarının korunması ve işleyişin kesintisiz devamı için zorunludur. Dosyanın aslı genellikle gönderilmez, tam sureti ile gönderim yapılır. Dava ve soruşturma süreçleri dosya gönderimini engellemez.

Personelin iş ilişkisinin sona ermesi durumunda ise özlük dosyası kurumda kalır. Kurumlar arası özlük dosyası devri sırasında kişisel verilerin korunmasına azami dikkat gösterilir.

Personel ve kurumların hakları ve yükümlülükleri doğrultusunda, özlük dosyasının kimler tarafından görülebileceği ve hangi durumlarda istenip verileceği açıkça belirlenmiştir.

Bu süreçlerle ilgili daha detaylı bilgi almak veya özel durumlar için kurumsal danışmanlık sağlamak üzere ilgili insan kaynakları birimleriyle iletişime geçmek faydalı olacaktır.

HABERLERİ OKUMAK İÇİN BURAYI TIKLAYIN

Kamu kurumlarında sürekli işçi statüsünde çalışan personelin görev yerinin değişmesi, yani becayiş işlemi sonrası özlük dosyasının yeni kuruma gönderilip gönderilmeyeceği sıkça merak edilen konular arasında yer almaktadır. Bu makalede, özlük dosyasının nasıl ve ne şekilde devredileceği, hangi durumlarda gönderilmeyeceği, dosyanın kimler tarafından görülebileceği ve içeriği gibi önemli hususları, 2025 yılı güncel mevzuat ve uygulamalar ışığında ele alıyoruz.Becayiş Sonrası Özlük Dosyasının Gönderilme ZorunluluğuSürekli işçi statüsündeki personelin kurumlar arası becayişinde, özlük dosyasının tamamının yeni kurumuna gönderilmesi zorunludur. Özlük dosyası, işçinin çalışma hayatına ilişkin tüm belgeleri içerir; atama evrakları, sicil ve disiplin kayıtları, izin belgeleri, sağlık raporları ve benzeri dokümanlar dosyanın bir parçasıdır.Bu uygulama, personelin yeni kurumunda iş ve özlük işlemlerinin doğru ve eksiksiz devam etmesi için kritik öneme sahiptir.Dosyanın Aslı mı, Yoksa Sureti mi Gönderilir?Uygulamada, özlük dosyasının aslı yerine tam bir sureti (fotokopi veya dijital kopyası) yeni kuruma gönderilir. Bu yöntem, belgelerin korunması ve kaybolma riskinin azaltılması amacıyla tercih edilmektedir. Ancak bazı kurumlar, önemli veya kritik belgelerin aslını talep edebilir.Genel olarak, mevzuat asıl belgelerin tümünün gönderilmesini zorunlu kılmaz; dosya içeriğinin tam ve eksiksiz bir kopyasının gönderilmesi yeterlidir.Dava ve Soruşturma Süreci Olan Personelin Özlük DosyasıPersonelin devam eden bir dava veya disiplin soruşturması varsa, bu durum özlük dosyasının gönderilmesine engel teşkil etmez.Ancak dava veya soruşturmayla ilgili belgeler ve süreç bilgileri, ilgili birimlerce takip edilir ve gerektiğinde diğer kurumlarla paylaşılır. Özlük dosyasının yeni kuruma tam olarak gönderilmesi, hukuki süreçlerin takibi ve işçinin haklarının korunması açısından önemlidir.Hangi Durumlarda Özlük Dosyası Gönderilmez?Özlük dosyasının gönderilmemesi gereken özel durumlar şunlardır:Personelin iş ilişkisinin sona ermesi: İşçi kurumdan ayrılmışsa, özlük dosyası kurumda arşivlenir ve başka kuruma gönderilmez.Gizlilik ve güvenlik gerekçeleri: Bazı özel belgeler (sağlık raporları, özel disiplin kayıtları vb.) koruma altında olabilir ve gönderimi sınırlandırılabilir.Hukuki engeller: Nadiren, mahkeme kararıyla dosyanın belirli kısımlarının gönderilmesi engellenebilir.Hangi Durumlarda Özlük Dosyası Verilir?Becayiş (Görev Değişikliği): Personel kurumlar arasında görev değiştirirken dosya yeni kuruma iletilir.Nakil veya Atama: Personelin başka bir kuruma atanması halinde dosya transfer edilir.Kurumsal Talep: Kurumlar arası resmi yazışmalar ve denetimler için istenebilir.İşçinin Talebi: İşçi kendi özlük dosyasının bir suretini talep edebilir, ancak asıl dosya kurumda kalır.Hangi Durumlarda Özlük Dosyası İstenir?Yeni kurum işe başlamadan önce personelin geçmiş kayıtlarını görmek için.Disiplin, denetim veya soruşturma süreçlerinde ilgili belgeleri incelemek için.Personelin hak ve yükümlülüklerinin takibi amacıyla insan kaynakları birimleri.Yönetim veya yasal zorunluluk gereği kurumlar arası koordinasyon için.Personel Özlük Dosyasını Kimler Görebilir?İşçi kendisi, kişisel verilerine erişim hakkı kapsamında.İnsan Kaynakları ve Personel Birimleri, özlük işlemlerini yürütmekle yükümlü personel.Yetkili amirler ve yöneticiler, işçinin görev ve performans takibini yapmak için.Yasal makamlar ve denetim birimleri, mevzuat kapsamında denetim yapmak üzere.İşçi temsilcileri veya sendika yetkilileri, kanunlar ve kurum politikaları çerçevesinde.Kişisel verilerin korunması (KVKK) kapsamında, dosya içeriği ve erişim yetkileri titizlikle korunur.İşçinin Özlük Dosyasında Neler Bulunur?Kimlik ve kişisel bilgiler (nüfus cüzdanı, adres, iletişim bilgileri).Atama ve göreve başlama belgeleri.Hizmet ve çalışma süresi kayıtları.Sicil ve performans değerlendirme raporları.Disiplin cezası ve soruşturma evrakları.İzin, rapor ve sağlık belgeleri.Maaş, ödeme ve tediye kayıtları.Eğitim ve kurs sertifikaları.Mevzuat Dayanağı4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili yönetmelikler, kamu işçilerinin hak ve yükümlülüklerine yönelik temel düzenlemeleri içerir.Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında, özlük dosyası içindeki kişisel bilgilerin gizliliği ve güvenliği sağlanmalıdır.Kamu kurumlarının insan kaynakları yönetmelikleri ve bakanlık genelgeleri, becayiş işlemleri ve özlük dosyası devri ile ilgili uygulamaları belirlemektedir.Sürekli işçi statüsünde çalışan personelin becayiş işlemi sonrası özlük dosyasının yeni kuruma gönderilmesi, personel haklarının korunması ve işleyişin kesintisiz devamı için zorunludur. Dosyanın aslı genellikle gönderilmez, tam sureti ile gönderim yapılır. Dava ve soruşturma süreçleri dosya gönderimini engellemez.Personelin iş ilişkisinin sona ermesi durumunda ise özlük dosyası kurumda kalır. Kurumlar arası özlük dosyası devri sırasında kişisel verilerin korunmasına azami dikkat gösterilir.Personel ve kurumların hakları ve yükümlülükleri doğrultusunda, özlük dosyasının kimler tarafından görülebileceği ve hangi durumlarda istenip verileceği açıkça belirlenmiştir.Bu süreçlerle ilgili daha detaylı bilgi almak veya özel durumlar için kurumsal danışmanlık sağlamak üzere ilgili insan kaynakları birimleriyle iletişime geçmek faydalı olacaktır.HABERLERİ OKUMAK İÇİN BURAYI TIKLAYIN